1. 課題と現状値を決める
改善する業務をひとつ選び、現状の値・単位・測定期間・出典を残します。「生産性を上げる」のような広い目標だけでなく、繰り返し行う具体的な業務から始めると確認しやすくなります。
2. 目標と小さな行動を決める
目標値・担当者・期限を決め、評価できる大きさの改善を試します。業務改善テンプレートで下書きを作り、自社の状況に合わせた内容へ書き換えてください。
3. 進捗と効果を分ける
作業が進んだら状態・進捗を更新し、測定した実績は別に記録します。完了したという理由だけで、削減効果が出たことにはしません。
4. 計算の前提を明らかにする
計算例：同じ条件で測定し、定例作業が20分から15分へ短縮したとします。月20回なら月100分の削減です。金額換算には合意した単価が必要で、換算額がそのまま現金支出の減少になるとは限りません。
5. 根拠を確認して承認する
参考リンクや測定方法を記録し、確認した実績を改善効果として申請・承認します。管理者も自分の申請は承認できないため、この手順を使う場合は別の管理者を用意してください。
6. 月次レビューを続けられる形にする
承認された実績と未完了の仕事を一緒に確認し、月ごとの記録を残します。CSV出力やPDF印刷を活用してください。未測定の項目を明らかにして次の対応を決め、同じ効果を二重に計上しないようにします。
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